Estanterías de archivo

Estanterías archivo

Pese a que vivimos en una era cada vez más digitalizada, lo cierto es que los documentos en papel todavía siguen estando presentes en empresas y organizaciones. Es el caso, por ejemplo, del archivo de expedientes en centros sanitarios, o de documentos que tienen efectos fiscales y han de ser almacenados físicamente durante un plazo que puede oscilar entre los 5 y los 10 años.  

Si se trabaja e interactúa constantemente con materiales y documentos de archivo, y no se cuenta con el mobiliario adecuado para organizarlos, estos se irán acumulando y apilando sin ton ni son, y el espacio se saturará. La consecuencia de esta saturación del espacio de trabajo es una limitación de movimientos y fluidez de recorrido de los trabajadores, y una ralentización del trabajo, lo que deriva en una disminución de la efectividad a la hora de encontrar o recuperar un material o documento concreto.

La solución a este problema son las estanterías archivo, gracias a las cuales los documentos y materiales pueden ser clasificados, almacenados y guardados, conservando el orden necesario para favorecer su fácil acceso a la hora de encontrar o consultar cualquier documento cuando sea necesario, garantizando también su correcto mantenimiento y seguridad.

Por todo ello, resulta imprescindible poseer un mobiliario adecuado para asegurar y optimizar los procesos de trabajo. 

Características de las estanterías archivo

Teniendo en cuenta que los expedientes y documentos en papel pueden llegar a alcanzar un peso considerable, es preciso que las estanterías sean robustas y resistentes. Estas amplias estanterías metálicas están fabricadas con tubo de acero cromado o acero lacado en epoxi, materiales anticorrosivos y estables que impiden su oxidación. Son de fácil montaje y los estantes aportan gran versatilidad ya que son regulables a cada 2,5 o 4 cm, lo que permite montarlos a la altura deseada, en función del volúmen de los objetos a almacenar. Soportan cargas de entre 80 hasta 175 kg por estante, por lo que son baldas muy sólidas que no se arquean con el peso. 

Las baldas de las estanterías de archivo tienen una mayor profundidad que las baldas de bibliotecas o muebles de hogar, ya que los documentos, archivadores y cajas que alberga suelen ser más grandes que un libro. Las dimensiones de las baldas oscilan entre los 60 y 150 cm de largo por 35 a 70 cm de ancho. Recomendamos escoger las que mejor se adecuen al formato de los documentos y materiales que vayamos a almacenar de manera que no sobresalgan y puedan sufrir daños por el roce o por una colocación indebida, e instalar las baldas a alturas adecuadas para facilitar su manejo, aireación y limpieza, evitando bloquear zonas o crear rincones inaccesibles. 

Se recomienda colocar los documentos o materiales más consultados en zonas accesibles y a alturas cómodas para los empleados. Lo ideal sería que la balda más alta permita a una persona de estatura media alcanzar los objetos depositados sin necesidad de escaleras o banquillos elevadores. Las estanterías oscilan en altura entre los 160 y los 220 cm.

Otro aspecto importante a considerar al hablar de almacenar documentos o materiales es la aireación. Además de la necesidad de ventilar periódicamente el espacio donde han sido instaladas,estas estanterías tienen orificios y carecen de puertas, vidrieras o cajones, lo que permite una ventilación óptima. Los estantes de rejilla metálica son apropiados para materiales almacenados en cajas, ya que favorecen la aireación y facilitan la renovación interior del aire. Para facilitar la aireación se recomienda colocar la balda inferior a mínimo 6 cm del suelo, y conviene colocar las estanterías con una distancia de separación de las paredes para evitar la condensación de humedad. 

Asimismo, otro aspecto crucial a tener en cuenta es el de la limpieza.Es muy importante mantener limpio el mobiliario y las instalaciones para evitar la proliferación de actividad biológica (roedores, insectos, microorganismos, etc.). Entre los daños más comunes que se pueden producir a los documentos destacan el desgaste, la abrasión, la suciedad y el rasgado, por lo que es fundamental poner acento en la limpieza y cuidado de los estantes que contienen documentos y objetos almacenados. 

Dependiendo del espacio en el que quieras instalarlas, elige las estanterías archivo que mejor se correspondan con tu oficina o almacén. Puedes adquirirlas en 2 colores: en un clásico y sobrio gris metálico o en azul oscuro con acabado epoxy. Te proporcionará una buena organización y te ayudará a optimizar el espacio disponible minimizando el deterioro de los documentos. En función de las necesidades y características de tu empresa, elige ya la estantería idónea y disfruta del ambiente ordenado y con estilo que crearás.